Документооборот

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело.

Этапы

В бухгалтерском учете существует пять основных этапов документооборота:

1. Составление документа в момент совершения хозяйственной операции.
2. Передача документа в бухгалтерию.
3. Проверка принятых документов бухгалтером по форме, по содержанию и арифметическая проверка.
4. Обработка документа в бухгалтерии, которая включает:
   1. таксировку (расценку)
   2. группировку
   3. контировку (указание в первичном документе корреспонденции счетов)
5. Сдача документов на хранение в архив

Электронный документооборот

Основная статья: EDI

Как правило, на сервере создается база данных, где и хранятся все созданные документы. Доступ к базе данных осуществляется через браузер (как правило, поддержку браузера определяет разработчик созданного интерфейса). Возможен доступ как по локальной сети (внутренней), так и через интернет (внешний).

Документы сохраняются или загружаются в определенные выделенные папки организации. Папки распределены в соответствии иерархической структурой подразделения организации. Создавать, модифицировать, удалять созданные документы имеет право только владелец документов.

График документооборота

График документооборота — это схема, которая описывает движение первичных документов на фирме от момента их создания (получения) до момента передачи на хранение. Как правило, график составляют под руководством главного бухгалтера. Руководитель должен утвердить его в составе учетной политики фирмы.

В учетной политике не нужно подробно описывать весь график документооборота. Достаточно отразить лишь его основные положения. Полный график лучше изложить в отдельном приказе по организации.

См. также

• Системы автоматизации документооборота

Ссылки

• Журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота»
• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии»