Документ

Документ
Уровни секретности
Уровни секретности документов в СССР
Максимальный
CC/ОП (Совершенно Секретно. Особая Папка)
ОП (Особая Папка)
ОВ (Особой Важности)
СС (Совершенно Секретно)
С (Секретно)
ДСП (Для служебного пользования)
Минимальный
Связанные понятия
Секретная информация
Гриф секретности
Государственная тайна

Докуме́нт (от лат. documentum — «образец, свидетельство, доказательство») — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве [1].

В узком смысле документ — облеченный в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определенного значения. В широком смысле и книга, и скульптура - документы.

Договор аренды

Официальная формулировка в законодательстве России:

Документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения

— Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов[2]

Важный вид документов — различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.

В информационных системах для обеспечения потребностей информационного поиска, с одной стороны, описывается документ как материальный объект - совокупностью значений его свойств (атрибутов, реквизитов), т.е. метаданными; с другой стороны, описывается содержание информации, закрепленной на этом объекте – как правило, с помощью индексов.

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа. Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.

Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документа́цией.

Совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов характеризует термин "Делопроизводство".

Содержание

Классификация документов

Документы различают:

  • По назначению
    • организационные документы ( Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность);
    • распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение);
    • информационно-справочные документы ( Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);
    • учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счет-фактура, Накладная, Акт и т.п.);
    • нормативные документы с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие подобные документы;
    • и др.
  • По времени создания — первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.)
  • По способу изготовления — черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал)
  • По типу содержания — текстовые, иконические (графические), идиографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные
  • По способу представления — электронный, на бумажных носителях
  • По месту издания — внутренние, внешние
  • По направлению отправки — входящие, исходящие
  • По распространению — опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные
  • По необходимости технических средств — человекочитаемые, машиночитаемые
  • По уровню секретности - не секретные, секретные, с разным уровнем секретности.

Виды обработки документов делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления).

Для автоматизации обработки документов с XX века широко используются компьютеры.

На протяжении истории носители информации менялись.

Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, компакт-диск, дискета, магнитная лента, глиняные таблички и т. п. Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению, создаваемому на предприятии документами, позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, а также обеспечить подотчетность всех заинтересованных лиц. По содержанию документы делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и др.

Функции документов

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно принято разделять на три блока:

  • Информационная функция — каждый документ обладает определенной информационной "емкостью" - количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нём информации.
  • Функции, обеспечивающие процесс управления
  • Функции, носящие культурно-исторический характер.

Общие функции документа:

  • Информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации,
  • Коммуникативная — документы являются средством обмена информации,
  • Социальная — состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.

Специальные функции документа:

  • Управленческая — в ней документ выступает как средство управления деятельностью,
  • Организационная — документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений,
  • Правовая — документ может являться письменным доказательством и быть источником права,
  • Общекультурная — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе,
  • Историческая — документ является историческим источником.

Юридический документ

Юридический документ — материальный носитель, оформленный и составленный в соответствии с требованиями действующего законодательства, создающий у лиц права и обязанности.

См. также

Примечания

  1. Большая советская энциклопедия
  2. Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» от 23.11.1994 г. (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 26.03.2008 № 28-ФЗ)

Литература

Ссылки


Wikimedia Foundation. 2010.

Синонимы:

Смотреть что такое "Документ" в других словарях:

  • документ — Объект информационного взаимодействия в социальной среде, предназначен ный для формального выражения социальных отношений между другими объектами этой среды. [ГОСТ Р 52292 2004] документ Текст, имеющий наименование, определенную структуру и… …   Справочник технического переводчика

  • ДОКУМЕНТ — (лат. documentum доказательство, основание). Письменное удостоверение; свидетельство, акт; всякая официальная бумага. Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка. Чудинов А.Н., 1910. ДОКУМЕНТ 1) всякая бумага, составленная законным …   Словарь иностранных слов русского языка

  • ДОКУМЕНТ — (документ прост.), документа, муж. (от лат. documentum доказательство). 1. Деловая бумага, служащая доказательством чего нибудь, подтверждающая право на что нибудь (офиц.). Проездной документ. Оправдательный документ. Денежный документ. 2.… …   Толковый словарь Ушакова

  • Документ — по законодательству РФ материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. Документ… …   Финансовый словарь

  • документ — Акт, бумага, грамота. См …   Словарь синонимов

  • Документ Р — Жанр детектив драма Режиссёр Валерий Харченко Автор сценария Александр Юровский В  …   Википедия

  • ДОКУМЕНТ — (от лат. documentum свидетельство) 1) различные виды актов, имеющих юридическое значение, напр. учредительные документы акционерных обществ и других товариществ, завещание в установленной законом форме, диплом о высшем образовании;2) документ,… …   Большой Энциклопедический словарь

  • Документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в… …   Официальная терминология

  • документ —     ДОКУМЕНТ, бумага, устар. грамота …   Словарь-тезаурус синонимов русской речи

  • документ — (неправильно документ) …   Словарь трудностей произношения и ударения в современном русском языке

  • Документ — (от лат. documentum доказательство, свидетельство; англ. document, deed; нем. legitimation) 1) в широком смысле зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ФЗ «Об информации …   Энциклопедия права

Книги

  • Документ, Джесси Рассел. Эта книга будет изготовлена в соответствии с Вашим заказом по технологии Print-on-Demand. High Quality Content by WIKIPEDIA articles! Докуме?нт (от лат. documentum — «образец, свидетельство,… Подробнее  Купить за 998 руб
  • Документ "Р", Ирвинг Уоллес. Роман принадлежит перу известного американского писателя. В нем рассказывается о том, как по инициативе директора ФБР и с благословения руководства страны готовится принятие поправки к… Подробнее  Купить за 300 руб
Другие книги по запросу «Документ» >>


Поделиться ссылкой на выделенное

Прямая ссылка:
Нажмите правой клавишей мыши и выберите «Копировать ссылку»

We are using cookies for the best presentation of our site. Continuing to use this site, you agree with this.