Запись (документоведение)

Запись (англ. record) — информация, создаваемая, получаемая и поддерживаемая частным лицом или организацией в качестве свидетельства определенной активности^[1]. Записями являются, например, квитанция о внесении платежа, презентация прочитанного на конференции доклада, аудиозапись переговоров с клиентом и т. п.

В качестве записей могут выступать как документы в традиционном смысле (т. е. облеченные в языково-текстовую форму носители информации) так и объекты, которые с традиционной точки зрения документами не считаются (аудио- и видеозаписи, фотографии, мультимедийные презентации и т. п.).

Отличительными признаками записей являются следующие^[2] :

• записи выступают в качестве подтверждения событий прошлого;
• записи не могут быть изменены;
• чаще всего записи не имеют структурированной формы.

Для организации структурированного хранения записей используется специализированное ПО — системы управления записями, в российской практике называемые обычно системами электронного архива.

В отечественном документоведении термин «запись» пока что не получил широкого распространения. В переводах зарубежных публикаций английское record чаще всего передается как «документ»^[3]. В последнее время в связи с активным распространением в России технологий ECM многие специалисты говорят о необходимости проведения четкого различия между двумя классами объектов — документами и записями^[4]

Примечания

1. ↑ См. спецификации MoReq2010
2. ↑ ECM-ликбез, часть 1: электронный документооборот и электронный архив « Все об электронных архивах на ЭлАрхиво.РУ
3. ↑ 3. См., например, предисловие к русскому переводу стандарта ISO 15489, что зачастую приводит к возникновению терминологической путаницы
4. ↑ Мой Documentum: Управление документами и управление записями – найдем 6 отличий

В этой статье не хватает ссылок на источники информации. Информация должна быть проверяема, иначе она может быть поставлена под сомнение и удалена. Вы можете отредактировать эту статью, добавив ссылки на авторитетные источники. Эта отметка установлена 21 мая 2012.

Связать^?

На эту статью не ссылаются другие статьи Википедии. Пожалуйста, воспользуйтесь подсказкой и установите ссылки в соответствии с принятыми рекомендациями.