Запись (документоведение)


Запись (документоведение)

Запись (англ. record) — информация, создаваемая, получаемая и поддерживаемая частным лицом или организацией в качестве свидетельства определенной активности[1]. Записями являются, например, квитанция о внесении платежа, презентация прочитанного на конференции доклада, аудиозапись переговоров с клиентом и т. п.

В качестве записей могут выступать как документы в традиционном смысле (т. е. облеченные в языково-текстовую форму носители информации) так и объекты, которые с традиционной точки зрения документами не считаются (аудио- и видеозаписи, фотографии, мультимедийные презентации и т. п.).

Отличительными признаками записей являются следующие[2] :

  • записи выступают в качестве подтверждения событий прошлого;
  • записи не могут быть изменены;
  • чаще всего записи не имеют структурированной формы.

Для организации структурированного хранения записей используется специализированное ПО — системы управления записями, в российской практике называемые обычно системами электронного архива.

В отечественном документоведении термин «запись» пока что не получил широкого распространения. В переводах зарубежных публикаций английское record чаще всего передается как «документ»[3]. В последнее время в связи с активным распространением в России технологий ECM многие специалисты говорят о необходимости проведения четкого различия между двумя классами объектов — документами и записями[4]

Примечания


Wikimedia Foundation. 2010.

Смотреть что такое "Запись (документоведение)" в других словарях:

  • Управление записями — (англ. Records Management)  практика ведения записей организации с момента их создания до окончательного уничтожения. Данная практика включает в себя классификацию записей, их хранение, защиту и уничтожение (либо, в некоторых случаях … …   Википедия

  • Документ — (от лат. documentum образец, свидетельство, доказательство)         материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве. Носителем информации может быть бумага,… …   Большая советская энциклопедия

  • Документ — Уровни секретности Уровни секретности документов в СССР Максимальный CC/ОП (Совершенно Секретно. Особая Папка) ОП (Особая Папка) ОВ (Особой Важности) СС (Совершенно Секретно) С (Секретно) ДСП (Для служебного пользования) Мин …   Википедия

  • Уральский государственный университет имени А. М. Горького — У этого термина существуют и другие значения, см. Уральский государственный университет (значения). Уральский государственный университет (УрГУ) …   Википедия

  • WikiLeaks — Проверить информацию. Необходимо проверить точность фактов и достоверность сведений, изложенных в этой статье. На странице обсуждения идёт дискуссия на тему: задействована ли вики технология в программном обеспечении WikiLeaks сегодня …   Википедия