BPMS

BPMS

BPMS — Business Process Management System — системы управления бизнес-процессами

Одним из способов организации управления бизнес-процессами в компании является использование систем управления бизнес-процессами (Business Process Management System — BPMS). Целями использования таких систем являются повышение качества исполнения бизнес-процессов, снижения операционных расходов, сокращение временных затрат, получение возможности контроля результатов деятельности, а также непрерывное совершенствование внутренних бизнес-процессов.

Зачем нужна BPMS

Изначально BPMS предназначена для автоматизации бизнес-процессов, однако сама по себе автоматизация бизнес-процессов не является целью внедрения системы. Основным преимуществом от внедрения BPM-системы является то, что в компании появляется инструмент для управления бизнес-процессами, что позволяет повысить исполнительскую дисциплину, заставить компанию работать по установленным правилам, а также запустить процесс непрерывного совершенствования бизнес-процессов. Ведь хорошо известно, что без должного управления бизнес-процессы склонны терять свою эффективность.

Из чего состоит BPMS?

Любая BPMS содержит в себе следующие модули:

• Графический инструментарий, который предназначен для описания и анализа процессов.

• Сервер выполнения заданий (сервер workflow) — основной сервер, на котором выполняются описанные процессы, при этом сервер контролирует состояние каждого процесса и бизнес-события в рамках этого процесса.

• Средства оперативной работы — этот модуль позволяет производить изменения в ходе выполнения процесса, такие как, управление рабочими списками заданий и рабочими приоритетами.

• Инструменты мониторинга и управления — модуль мониторинга показывает, на сколько процесс выполнен или на какой стадии находится, при каких условиях.

Каковы тенденции развития BPMS?

Основной тренд развития BPMS заключается в улучшении производительности и упрощении процесса настройки системы при внедрении. Для некоторых BPMS уже стало реальностью возможность автоматизации бизнес-процесса бизнес-аналитиком или ключевым пользователем. Также большое внимание уделяется повышению адаптивности информационных систем. Это связано с тем, что одно из требований, которое предъявляется к информационной системе — это быстрота внесения изменений. Ещё одним трендом является поддержка сервис-ориентированной архитектуры (англ. Service-Oriented Architecture — SOA), которая уже продекларирована большинством производителей BPMS.

По каким критериям необходимо выбирать BPMS?

Аналитики компании Gartner предлагают обратить внимание на следующие требования при выборе BPM-системы:

• поддержка задач «человек-человек» и удобство интерфейса пользователя;
• поддержка организационной структуры и ролевых групп;
• возможность переназначения заданий, оперативного вмешательства в процесс и обработки исключительных ситуаций;
• возможность управления логикой процесса с рабочего места пользователя;
• удобство использования и администрирования;
• присутствие графических средств разработки моделей бизнес-процесса;
• поддерживаемые архитектуры и стандарты;
• производительность и масштабируемость;
• способность обслуживать многочисленные, продолжительные и распределённые процессы;
• понятный интерфейс настройки и возможность минимального участия ИТ-специалистов во внедрении и поддержке;
• возможность информирования в реальном времени по отклонениям показателей процесса;
• поддержка сервис-ориентированной архитектуры (SOA — Service Oriented Architecture);
• присутствие шаблонов бизнес-процессов, на основании которых могут быть разработаны новые процессы;
• невысокая совокупная стоимость владения.

Преимущества использования BPMS

• Скорость — сокращение времени цикла процесса путём сокращения временных задержек, автоматизации шагов процесса и введения обязательных временных ограничений для исполнения каждого шага процесса
• Качество — соблюдение всех правил бизнес-процесса и выполнение всех необходимых шагов процесса обеспечивает качество результата, а также делает процесс полностью прозрачным
• Контроллинг — выполнение процессов может контролироваться через наборы процессных показателей которые отражают затраты на процесс, время выполнения и загрузку ресурсов, таким образом, облегчая анализ и оптимизацию процесса на основании реальных значений показателей
• Гибкость — возможность достижения организационной гибкости компании через привлечение участников процесса к его проектированию и автоматизации, а также обеспечения минимальных сроков для требуемых изменений.

Какие проблемы существуют при внедрении BPMS?

Первая проблема заключается в согласовании мнений всех участников автоматизируемого бизнес-процесса. На практике случались случаи, когда время согласования на порядок превышало время автоматизации бизнес-процессов. Второй проблемой, при внедрении BPMS, является необходимость интеграции с множеством существующих приложений, от различных поставщиков или даже собственной разработки. В проекте время на интеграцию может даже превышать время необходимое для автоматизации процесса.

История BPMS

Изначально системы развивались из систем Workflow, предназначенных для автоматизации бизнес-процессов.

Независимые информационные порталы по данной теме

• Международное сообщество(англ.)
• Российский интернет-ресурс по теме BPMS
• Практика инновационного использования BPMS в российских компаниях