Documentolog

Documentolog

Documentolog
Тип	ECM, Система автоматизации документооборота, СЭД
Разработчик	Newinttech, Алма-ата
ОС	Microsoft Windows, GNU/Linux, FreeBSD
Версия	3.1.0 (март 2010 г.)
Лицензия	Проприетарная
Сайт	www.documentolog.com

Documentolog — веб-ориентированная система система электронного документооборота, которая поддерживает весь комплекс функций, присущих системам электронного документооборота (создание, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, управление доступом к документам, ведение классификаторов и справочников, организация совместной работы, управление архивом). Documentolog содержит набор инструментов, который позволяет создавать любые типы документов, не ограничиваясь присущими традиционному делопроизводству (например, входящими, исходящими или организационно-распорядительными), определять возможные функции этих документов и описывать их маршруты движения на протяжении всего жизненного цикла. Основной отличительной возможностью системы является то, что создание любых новых и изменение существующих типов документов осуществляется без программирования полностью в графической режиме и может выполняться бизнес-пользователями, т. е. людьми, не обладающими глубокими знаниями в области информационных технологий.

Назначение системы

Система электронного документооборота Documentolog предназначена для создания, распространения, управления доступом и жизненным циклом документов в электронном виде. Система обеспечивает автоматизацию всего комплекса работ с документами, в том числе присущего традиционному делопроизводству: создание, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение, регламентация доступа. Documentolog придерживается основных принципов, на которых базируются системы электронного документооборота:

• однократная регистрация документа;
• возможность параллельной работы над документами;
• возможность определения состояния документа в каждый момент его жизненного цикла и назначения ответственного за исполнение документа;
• единая база документной и справочной информации, позволяющая исключить дублирование данных.

СЭД Documentolog обеспечивает:

• автоматизацию работы с документами и любых документно-ориентированных бизнес-процессов;
• полную автоматизацию традиционного делопроизводства и канцелярии;
• единое хранилище всех документов компании;
• ведения архива документов;
• удобные и развитые средства поиска;
• контрольные функции за исполнением поручений, решений, утвержденных регламентов по временным параметрам жизненного цикла любого документа;
• интеграцию с внешними системами.

Documentolog является удобной платформой для автоматизации коллективной работы и документно-ориентированных бизнес-процессов, т.к. обладает следующими возможностями:

• создания документов с произвольным набором атрибутов;
• описания маршрутов движения документов различного уровня сложности;
• создания внутрикорпоративных баз знаний и сетевых энциклопедий;
• обмена информацией между сотрудниками организации и внешним миром посредством интегрированных механизмов электронной почты.

Documentolog может с успехом использоваться в области автоматизации традиционного делопроизводства и любых бизнес-процессов, находящих своё отражение в документах (например, управление договорами, внутренними и внешними заявками, заказами на оказание услуг и пр.).

Преимущества системы

1. Низкая цена и совокупная стоимость владения, обусловленные базированием системы на основе бесплатных технологий с открытым кодом (например, используется бесплатная и обладающая хорошей репутацией СУБД PostgreSQL), отсутствием скрытой стоимости, использованием тонких клиентов, отсутствием необходимости в программировании для создания и поддержания любого функционала и привлечения дорогостоящих ИТ-специалистов и пр.

2. Documentolog является полностью конфигурируемым программным решением. Это означает, что его можно быстро настроить посредством графического интерфейса без программирования под конкретные нужды бизнеса.

3. Одной из характеристик традиционных систем электронного документооборота является количество поддерживаемых типов документов (входящих, исходящих, приказов, договоров и пр.). Documentolog позволяет администратору за 30–60 минут в графическом режиме создать любой тип документа с соответствующим поведением, предлагая качественно иной подход к автоматизации работы с документами.

4. Documentolog содержит элементы систем управления бизнес-процессами (BPMS), поддерживая моделирование посредством табличных нотаций, исполнение и оптимизацию бизнес-процессов, управление документами, групповую работу и интеграцию приложений. Более того, СЭД Documentolog поддерживает частично и функции других информационных систем. Например, система позволяется вести клиентскую базу, по функционалу практически не уступающую решениям ведущих CRM-систем.

5. Простота в использовании и лёгкость обучения пользователей работе в новой системе - одна из характерных черт СЭД Documentolog. Документы могут выглядеть так же, как они выглядят в бумажном виде. А пользовательский интерфейс содержит только те кнопки (действия), которые могут понадобиться пользователю для работы с заданным типом документа в любой конкретный момент его жизненного цикла.

6. Удобство в эксплуатации.

7. Веб-ориентация системы влечет за собой такие преимущества, как

• возможность работы с привычным браузером (работа в системе становится еще проще);
• система доступна из любой точки, где есть доступ в Интернет;
• система обладает высокой масштабируемостью.

8. Возможность полной автоматизации делопроизводства и работы канцелярии:

• однократная регистрация документа;
• возможность параллельной работы над документом;
• возможность определения состояния документа в каждый момент его жизненного цикла и назначения ответственного за исполнение документа;
• возможность отнесения документов к делам;
• дополнительные возможности, заключающиеся в, например, возможности полностью автоматической регистрации документов и пр.;
• ведение архива.

Недостатки системы

• Недостаточные портфолио и зрелость продукта.
• Поддержка только одной базы данных - PostgreSQL.

Платформа

• Apache с поддержкой PHP5
• СУБД PostgreSQL

Ссылки

• www.documentolog.com - Официальный сайт