Аутсорсинг бухгалтерии

Необходимо освещение с различных точек зрения. Статью нельзя назвать рекламной, но в ней слабо представлена критика. Пожалуйста, добавьте информацию из публикаций и других источников, позволяющих осветить объект статьи с разных сторон.

Аутсорсинг бухгалтерии является частным случаем аутсорсинга бизнес-процессов и одним из способов бухгалтерского обеспечения деятельности предприятия. Подразумевает вынесение функций, связанных с организацией, ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности на предприятии за пределы компании, передачу их для исполнения аутсорсеру. В отличие от бухгалтерских услуг, оказываемых внешними исполнителями, бухгалтерский аутсорсинг является формой взаимодействия, при которой внешняя компания включается в рабочие бизнес-процессы компании-заказчика как целостное функциональное подразделение, оставаясь при этом организационно и юридически самостоятельным. Зарубежные эксперты в области аутсорсинга отмечают, что вместе с передачей определенных финансовых функций, выполнение которых аутсорсером происходит часто в ежедневном режиме, обычно передается также управление этими функциями и процессами^[1].

По мнению специалистов Института аутсорсинга (Outsourcing Institute, США), наибольший рост аутсорсинга, как необычайно динамично развивающегося вида оптимизации деятельности предприятий, проявляет аутсорсинг бизнес-процессов именно в сфере финансов и бухгалтерского учета. Исследование 600 фирм, проведенное в 1997 г. Американской ассоциацией менеджмента, показало^[2], что уже к тому моменту 1/5 часть опрошенных фирм передала на аутсорсинг хотя бы некоторую часть финансовых и бухгалтерских операций, а 4/5 фирм — часть административных функций.

В отличие от бухгалтерских услуг, которые чаще имеют эпизодический характер, аутсорсинг бухгалтерии — это стратегия на перспективу, которая влечет за собой серьёзную перестройку бизнес-процессов внутри компании^[3]. Специалисты различных компаний расходятся во мнении, насколько серьёзной эта перестройка бизнес-процессов может быть. Однако большинство из них согласны, что настройка процессов взаимодействия и документооборота является важной составляющей успеха применения аутсорсинга на предприятии. Бухгалтерский аутсорсинг не стоит относить к сервисным услугам. Поставщиков у любого предприятия могут быть сотни, а вот аутсорсер — только один на каждую переданную функцию.

Другую распространенную форму бухгалтерского обеспечения на предприятии — привлечение внештатного бухгалтера, нельзя относить к аутсорсингу бухгалтерии, поскольку поставщик услуг в данном случае является физическим лицом и объективно не может иметь собственной инфраструктуры, необходимой для обеспечения и поддержки бизнес-процессов взаимодействия, а также лишен ряда других возможностей специализированной компании^[4]. Даже при равной нагрузке и сопоставимом качестве работы специализированные компании имеют преимущество перед профессионалами-индивидуалами^[5].

Функции бухгалтерии передаваемые на аутсорсинг

• операционная
• регистрирующая
• аналитическая
• контрольная
• информационная
• управленческая
• обеспечения сохранности имущества
• обеспечения информационной безопасности

Особенности аутсорсинга бухгалтерии

Аутсорсинг финансовых функций вообще, и бухгалтерии в частности, относится к одним из самых сложных форм аутсорсинга бизнес-процессов. Причиной тому является необходимость управления несколькими бизнес-процессами одновременно, на что зачастую руководителям не хватает управленческого опыта. К тому же, аутсорсинг финансовых функций, связанных с управлением финансами, учетом и отчетностью предприятия подразумевает доступ аутсорсера к сведениям и документам, которые могут представлять коммерческую тайну. Дополнительно широкому распространению аутсорсинга в России препятствует ряд факторов. Объективный — отсутствие нормативной базы. Стороны заключают договоры, руководствуясь общероссийским законодательством и общей терминологией. Далеко не всегда эти договоры составлены грамотно. Ещё реже они учитывают специфику деятельности и характер взаимоотношений клиента и поставщика услуг (аутсорсера)^[3].

психологические барьеры

Существенным препятствием к привлечению внешних исполнителей в России является неготовность руководителей доверить внутреннюю информацию внешним структурам. И несмотря на то, что в передаваемой информации и документах, как правило, особых секретов не содержится, «переступить черту» многим все равно непросто. Подобные психологические барьеры могут возникать и у аутсорсера, если диалог с потенциальным заказчиком требует раскрытия своих преимуществ и собственных методик.

управление отношениями

Эффективность и успех применения аутсорсинга зависит от степени вовлечения в процесс всех имеющих отношение к нему сотрудников заказчика. Непонимание, искажение информации и даже сопротивление могут серьёзно осложнить переходный период или вообще поставить под угрозу достижение намеченного результата в целом. Поэтому при выборе партнера нужно руководствоваться стратегическими целями, а не искать обычного поставщика дешевых услуг. Как считают эксперты, оптимальный вариант — когда сумма контракта не превышает 10-15 процентов от общей выручки аутсорсера. Тогда обе стороны будут заинтересованы в сотрудничестве и смогут избежать полной зависимости друг от друга. Причем размер гонорара должен зависеть не только от степени удовлетворенности заказчика результатом, но и от количества времени, затраченного подрядчиком на выполнение работы.

требования к компетентности

Использование бухгалтерского аутсорсинга предполагает достаточно высокий уровень управленческих знаний и навыков — определение целей и задач, четкая формализация процедур и организационных регламентов, недвусмысленные критерии оценки результатов работы, ясные обязанности и пределы ответственности. Привлекая аутсорсера, целесообразно все упомянутые аспекты продумать, оговорить и зафиксировать. По мнению многих участников рынка бухгалтерского аутсорсинга, к этому готовы далеко не все менеджеры.

Эффективность аутсорсинга бухгалтерии

Этот раздел статьи ещё не написан. Согласно замыслу одного из участников Википедии, на этом месте должен располагаться специальный раздел. Вы можете помочь проекту, написав этот раздел.

Риски и профессиональная ответственность

Этот раздел статьи ещё не написан. Согласно замыслу одного из участников Википедии, на этом месте должен располагаться специальный раздел. Вы можете помочь проекту, написав этот раздел.

Преимущества бухгалтерского аутсорсинга

Наряду с рисками бухгалтерский аутсорсинг также предлагает и ряд преимуществ для компаний-клиентов:

Надежность:

• Штат квалифицированных сотрудников. Высокая специализация и приориет бухгалтерии в аутсорсинговой компании позволяют поддерживать высокий уровень квалификации сотрудников
• Застрахованные налоговые риски. Специализированная компания, в отличие от главного бухгалтера или отдела бухгалтерии, имеет возможность заключить договор профессиональной ответственности и предоставить гражданско-правовые гарантии возмещения ущерба в денежной форме в отличие от сотрудника - физического лица или внутреннего подразделения компании.
• Рекомендации аудиторских компаний.
• Ежегодные сверки с налоговой инспекцией. Бухгалтерская компания паралелльно ведущая десятки организаций как правило находится в процессе налоговых проверок своих клиентов в постоянном режиме, накапливая тем самым существенный опыт в эффективном разрешении налоговых споров.

Экономия с помощью услуг бухгалтерского учета:

• Цена ниже на 40-60% чем сотрудник в штате - экономия зарплатных налогов 50% от ФОТ. За счет ведения нескольких компаний и более полной загрузки, затраты на ведение одной компании как минимум, в два раза меньше затрат на создание собственной бухгалтерской службы. Помимо этого, к экономии можно добавить НДФЛ 13% и взносы в социальные и пенсионный фонды 34.5%, что в итоге дает еще около 50% экономии на затратах.
• Экономия на бухгалтерских, правовых программах, административных расходах
• Экономия собственного времени.

Сервис в сфере услуг бухгалтерского учета:

• Доступность бухгалтерии все рабочие дни.
• Возможность удаленного доступа к бухгалтерским приложениям (таким как 1С) на базе своей компании. Удаленность бухгалтерии не означает отсутствие доступа к бухгалтерским базам компании. Как правило доступ предоставляется через терминалы удаленного доступа. Бухгалтерская компания обслуживает и обновляет базы клиентов на своих серверах, избавляя от необходимости постоянной поддержки и привнося дополнительную экономию.
• Возможности удаленного управления банковскими счетами, программами сдачи отчетности. Большинство аутсорсинговых компаний предоставляют сервис "удаленный банк" или "сдача отчетности". Как правило, все действия выполняются на основании электронно-цифровой подписи.
• Отсутствие болезней, декретов, отпусков. Специализированная аутсорсинговая компания с штатом взаимозаменяемых сотрудников как правило гарантирует сдачу отчетности и отсутствие штрафных санкций вне зависимости от личных ситуаций сотрудников.

Ценообразование

Система ценообразования услуг аутсорсинга функций бухгалтерии, на сегодняшний день, остается малопонятной и непрозрачной не только для потенциальных клиентов, но и для большинства поставщиков профессиональных услуг. И это является одним из основных сдерживающих факторов для роста рынка услуг аутсорсинга бухгалтерии в России в целом. Несмотря на то, что в сфере аутсорсинга давно известны как минимум пять классических моделей ценообразования, большинство из поставщиков услуг до сих пор не знают их и, как следствие, не могут в доступном виде представить потенциальным клиентам. Что порождает в большинстве случаев проблему недопонимания во взаимоотношениях клиент - аутсорсер. Ниже указаны несколько типичных проблем ценообразования услуг аутсорсинга на Российском рынке.

проблемы ценообразования

Неадекватное сравнение. Клиенты часто сравнивают цены, выставленные консалтинговой компанией за услуги аутсорсинга, с окладом главного бухгалтера в месяц и на основании этого принимают решение стоит ли передавать бухгалтерию на аутсорсинг или нет, полагая, что аутсорсинг бухгалтерии всегда должен быть дешевле. Но сравнивать стоимость аутсорсинговых услуг с окладом главного бухгалтера слишком поверхностно и не правильно. В стоимость аутсорсинга точно так же входит не только заработная плата специалиста, но и затраты на налоги, оборудование рабочего места, подбор персонала и обучение, управление проектной группой, и т.д. – все эти затраты перекладываются на поставщика услуг в случае заключения договора на аутсорсинг функций бухгалтерии.

Непрозрачный расчет трудозатрат и их нормирование. Аутсорсинг бухгалтерского учета является трудозатратной услугой, скорость и качество выполнения которой сильно зависит от профессионализма специалистов, оказывающих услугу. Причем не только специалистов в области бухгалтерии, но и управленцев, а также работников других специальностей. Сложность заключается в том, что до сих пор нет единых стандартов, позволяющих оценивать и нормировать трудозатраты при аутсорсинге бухгалтерского учета, поэтому каждая компания - поставщик услуг пытается решить эту проблему самостоятельно, разрабатывая соответствующие стандарты и алгоритмы. Однако бизнес-процесс аутсорсинга бухгалтерии сложен и громоздок, и не всем удается верно определить факторы, оказывающие влияние, что приводит к недостоверной оценке объемов работ, завышению либо занижению конечной цены услуг.

Невозможность точной оценки объемов работ в момент заключения аутсорсингового договора. Во-первых, как ни странно, по опыту многих компаний - аутсорсеров, очень мало кто из клиентов в состоянии достоверное представить сведения о показателях деятельности своего предприятия на момент заключения договора. Во-вторых, клиент чаще всего не может предсказать, как будет развиваться его бизнес с течением времени и каков объем нагрузки на бухгалтерию из этого последует. Поскольку трудозатраты на аутсорсинг бухгалтерии зависят, в том числе, от количества и типа документов, возможны возникновение некоторых сложностей во взаимоотношениях клиент-аутсорсер в процессе обслуживания в случае резкого изменения, например, объемов первичной документации. Кроме того, на стоимость услуг аутсорсинга бухгалтерии также влияет и "дисциплинированность" клиента. Несвоевременно предоставленные сведения или документы, их некорректное оформление, могут существенно увеличивать трудозатраты поставщика услуг и, соответственно, себестоимость его услуг. Например, существенный документ, предоставленный уже после завершения отчетного периода, может повлечь за собой необходимость выполнения корректировки отчетности. Такие случаи выявляются, как правило, только в процессе обслуживания, поэтому порядок урегулирования подобных ситуаций желательно оговорить перед заключением договора на обслуживание.

типовые схемы взаимодействия

--->

Основные виды поставщиков услуг

Рынок бухгалтерских услуг в России ещё только начинает формироваться. И пока ещё отсутствует четкое представление о профессиональной специализации поставщиков услуг. На сегодняшний день в России бухгалтерские услуги и услуги аутсорсинга функций бухгалтерии оказывают юридические, аудиторские, консалтинговые и реже специализированные бухгалтерские компании^[6].

См. также

• Аутсорсинг
• Аутсорсер
• Аутсорсинг бизнес-процессов
• Аутсорсинг продаж
• Бухгалтерская компания
• Бухгалтерское обеспечение

Примечания

1. ↑ Stephanie Overby, ABC: An Introduction to Outsourcing, CIO.com, 2007 г
2. ↑ Сергей Пушкин, Максим Савостьянов, Аутсорсинг финансовых функций. Особенности и преимущества., Журнал «Управление компанией», № 9 (28), сентябрь 2003 г
3. ↑ ^{1 2} Наталия Швабауэр, Отдам дело в хорошие руки, «Российская газета», №4851, 18 февраля 2009 г
4. ↑ Светлана Лазо, Лишнее — в аут: аутсорсинг как способ реинвестиций, thechief.ru, 2008 г
5. ↑ Переложить груз ответственности, «Деловой Петербург», № 71 (2883), 22 апреля 2009 г
6. ↑ Антон Дорогов, Бухгалтер на стороне предпринимателя, thechief.ru, 2009 г

Литература

• Бравар Жан-Луи, Морган Роберт. Эффективный аутсорсинг. Понимание, планирование и использование успешных аутсорсинговых отношений = Smarter Outsourcing: An Executive Guide to Understanding, Planning and Exploiting Successful Outsourcing Relationships. — Днепропетровск: Баланс Бизнес Букс, 2007. — С. 288. — ISBN 0-273-70560-1 (англ.)

• Хейвуд Дж. Брайан. Аутсорсинг: в поисках конкурентных преимуществ = Outsourcing Dilemma, The: The Search for Competitiveness. — М.: Вильямс, 2004. — С. 176. — ISBN 0-2736-5617-1 (англ.)

• Аксенов Евгений, Альтшулер Игорь. Аутсорсинг: 10 заповедей и 21 инструмент. — М.: Питер, 2009. — С. 464. — ISBN 978-5-388-00539-7

• Сафарова Е. Ю. Аутсорсинг учетных процессов. — М.: Книжный мир, 2009. — С. 192. — ISBN 978-5-8041-0381-2

Ссылки

• Четыре шага к умному аутсорсингу, cnews.ru, 25 сентября 2009 г
• Страсти по аутсорсингу, Журнал сетевых решений/LAN, 22 июня 2007 г

Для улучшения этой статьи желательно?: Добавить иллюстрации. Найти и оформить в виде сносок ссылки на авторитетные источники, подтверждающие написанное. Проставив сноски, внести более точные указания на источники. Переработать оформление в соответствии с правилами написания статей. Проставить для статьи более точные категории.